Госорганы и муниципалитеты с 12 августа 2026 года переходят на новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 и правила электронных копий документов

С 12 августа 2026 года государственные органы и органы местного самоуправления должны применять новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2025 при оформлении документов, а также получили право создавать электронные копии бумажных документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью органа власти.

Что важно

• Суть за 30 секунд: Госорганы и муниципалитеты с 12 августа 2026 года обязаны применять новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 при оформлении документов и могут создавать электронные копии бумажных документов с подписанием УКЭП органа власти.
• Кого касается: Государственные органы, Органы местного самоуправления, Сотрудники делопроизводства, Архивные службы
• Что сделать: Обновите инструкцию по делопроизводству: укажите применение ГОСТ Р 7.0.97-2025, порядок создания и подписания электронных копий документов, а также актуализируйте ссылки на Правила хранения 2023 года.
• Срок/дата: 12.08.2026
• Проверить документ: Проверить документ

Что изменилось: переход на новый ГОСТ и электронные копии

Приказ Росархива от 09.07.2026 № 91 вносит точечные, но важные изменения в Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденные приказом от 22.05.2019 № 71. Главное новшество — замена ссылок на ГОСТ Р 7.0.97-2016 на новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2025, утвержденный приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст. Это означает, что при создании бланков, оформлении реквизитов и общих требований к документам теперь применяются разделы 3-6 нового стандарта. Кроме того, в правила вводится понятие «тиражные экземпляры документов» — электронные копии бумажных документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) органа власти. Такие копии могут использоваться для отправки и рассылки документов, что упрощает электронный документооборот и сокращает бумажный поток.

Кого касаются изменения и что нужно сделать

Изменения напрямую затрагивают все государственные органы, органы местного самоуправления, а также их сотрудников, ответственных за делопроизводство и архивное хранение. Каждому органу необходимо пересмотреть внутренние инструкции по делопроизводству и иные локальные акты, чтобы привести их в соответствие с обновленными правилами. В частности, следует: заменить упоминания ГОСТ Р 7.0.97-2016 на ГОСТ Р 7.0.97-2025; определить порядок подготовки тиражных экземпляров документов и наделения сотрудников полномочиями по подписанию их УКЭП; актуализировать ссылки на Правила хранения документов (теперь применяются Правила хранения 2023 года, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Также важно учесть, что выписки из протоколов и документы, направляемые взамен ранее разосланных, могут подписываться электронной подписью органа власти, если это предусмотрено правовым актом.

Электронные копии документов: механизм и правовые основы

Новые положения пункта 3.37 Правил делопроизводства устанавливают, что для отправки и рассылки документов, созданных на бумажном носителе, могут создаваться электронные копии, подписанные УКЭП государственного органа или органа местного самоуправления. Такие копии должны воспроизводить реквизиты и содержание исходного документа. Порядок подготовки тиражных экземпляров определяется инструкцией по делопроизводству или правовым актом органа. Наделение сотрудников полномочиями по подписанию электронной подписью органа власти осуществляется правовым актом. Это позволяет легально использовать электронные копии вместо бумажных дубликатов при рассылке, что особенно актуально для межведомственного взаимодействия. Аналогичные правила вводятся для выписок из протоколов (пункт 3.54) и документов, направляемых взамен ранее разосланных (пункт 3.43).

Обновление ссылок на правила хранения и другие корректировки

Приказ также приводит ссылки на нормативные акты в соответствие с действующим законодательством. Вместо Правил хранения 2015 года теперь применяются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Это касается пунктов 6.8, 6.10, 6.24, 7.7, 7.11, 7.12, 7.14, 7.16 Правил делопроизводства. Кроме того, уточнены ссылки на Федеральный закон «Об электронной подписи» (исправлена дата на 6 апреля 2011 г.), постановление Правительства № 1264 и приказ Минцифры России от 17.04.2023 № 382 об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи. В пункт 6.24 добавлено положение о том, что поручения Правительства РФ и документы по их исполнению формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Практические шаги для органов власти

Для соблюдения новых требований рекомендуется выполнить следующие действия. Во-первых, провести ревизию локальных актов по делопроизводству и архивному делу, заменив устаревшие ссылки на ГОСТ и Правила хранения. Во-вторых, разработать и утвердить порядок создания и подписания электронных копий документов (тиражных экземпляров), включая определение круга сотрудников, наделенных правом подписи УКЭП органа. В-третьих, обновить шаблоны бланков и инструкции по оформлению реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025. В-четвертых, ознакомить сотрудников, ответственных за делопроизводство, с изменениями. Срок вступления в силу приказа — 12 августа 2026 года (дата официального опубликования), поэтому органам следует оперативно привести документацию в соответствие.

Источники

• Приказ Федерального архивного агентства от 09.07.2026 № 91 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71" (Официальный интернет-портал правовой информации)

Материал носит информационный характер и не является индивидуальной юридической консультацией. Перед действиями проверьте актуальную редакцию нормативных актов.